Les workflows automatisés : la clé pour augmenter l'efficacité de vos entreprises

Samuel Dorven

11 janvier, 2023

Les workflows automatisés : la clé pour augmenter l'efficacité de vos entreprises


Un workflow automatisé est un processus qui permet de rationaliser le flux d'informations au sein d'une entreprise en automatisant certaines tâches par une série d'actions automatisées. Elle peut être utilisée pour gagner du temps et améliorer l'efficacité en libérant les employés des tâches répétitives, ainsi qu'en réduisant le risque d'erreur humaine. 

En général, un workflow automatisé se compose des éléments suivants :

  • En entrée : Les données, les informations et les ressources nécessaires à la réalisation du workflow.

  • Règles : Les conditions et les critères qui déterminent le déroulement d’une ou des tâches d’un workflow.

  • Tâches : Les étapes ou actions spécifiques qui doivent être effectuées pour mener à bien le workflow.

  • En sortie : Les résultats ou produits finaux du workflow.

Un workflow automatisé se caractérise par une suite d'étapes ayant pour objectif d’automatiser un processus. Un exemple simple en dessous : 

Workflow automatisé


Ce workflow automatisé a été créé par la société IFTTT (IF THIS THEN THAT). Il permet de recevoir quotidiennement un rappel matinal concernant la première réunion. Tous les matins à 7h, un message Slack est envoyé avec la première réunion de la journée depuis Google Agenda. 

Le IF THIS THEN THAT est ce qu’on appelle un trigger (déclencheur) : Les triggers sont des événements ou conditions spécifiques qui déclenchent l'exécution d'une étape d’un workflow. Par exemple, lorsque certaines données ou mises à jour sont reçues, tel que la réception de question à un formulaire, l'arrivée d'un e-mail, l'achèvement d'une tâche.

En pratique, qu’est ce que cela donne ? Voici des cas d’exemples de workflows automatisés  par secteur, pour mieux comprendre les types de tâches qu’il est possible d’automatiser.


Comptabilité


SmartMyData est venue en aide à un groupement des concessionnaires automobiles afin d'automatiser le remboursement de leurs formations. L’objectif principal de cette mission était de permettre un traitement nettement plus rapide ainsi qu’une simplification et une fiabilisation des échanges entre les partenaires.

Toutes les étapes décrites ci-dessus se déroulent dorénavant de façon complètement automatique, là ou avant chaque étape se faisait via un opérateur lui demandant une énergie considérable dû au processus métier complexe.


Workflow automatisé comptabilité


Service facturation


Le groupe BatiSanté souhaitait récupérer une centaine d’informations sur des documents internes. Grâce au module Pdf Collect de SmartMyData le processus a été automatisé afin d’alimenter un tableur Excel automatiquement (initialement chaque document demandait un temps de traitement par opérateur de 30 minutes). Une fois les données extraites, elles sont contrôlées et normalisées via le module Fonction. Le fichier Excel obtenu est restitué via une application de Datavisualisation.

Workflow automatisé facturation

Responsable produit


SmartMyData est venu en aide à un commerçant qui souhaitait créer un site e-commerce. Celui-ci disposait comme informations uniquement les codes EAN de ses produits ainsi qu’un titre très sommaire. Par le biais du module Scraping, SmartMyData a pu récupérer les contenus sur le web. Le module fonction a nettoyé les différentes abréviations et normalisé les attributs afin de faciliter la recherche sur le site. Enfin, le worker image a permis de redimensionner les images.


Workflow automatisé responsable produit


Communication


SmartMyData est venue en aide à la société Wiker qui souhaitait collecter les informations pertinentes des territoires issues de nombreuses sources internet et les agréger en un service unique. SmartMyData à donc automatiser l'ensemble du processus grâce au worker de scraping qui a récupéré les informations sur les sites web concernés. Le worker fonction quant à lui, à servi à nettoyer et mettre en forme les données. Le worker Prédiction a labellisé les enregistrements. Le module INSEE a ajouté les codes INSEE aux communes et enfin le worker Database a enregistré les données dans la base de données.


Workflow automatisé communication


Marketing


Une entreprise spécialisée dans le matériel de manutention cherchait à créer un argus à partir d’annonces d'occasions de sites spécialisés à travers le globe. SmartMyData a  automatisé ce processus avec notre module de scraping qui nous a permis de récupérer le contenu des annonces sur l'ensemble des sites spécialisés. Nous avons également utilisé notre module fonction afin de normaliser le nom des matériels selon le référentiel de l'entreprise. L'ensemble venait ensuite alimenter une base de données ce qui permettait de construire l'argus et de maintenir les côtes au jour le jour.


Workflow automatisé marketing


Service client


Nous sommes venus en aide au service client d'une entreprise qui souhaitait automatiser le processus de lecture et d’extraction d’information (adresse, nature de l'intervention) des mails reçus. Une fois le mail mail traité, celui-ci devait être transmis au service concerné. SmartMyData a automatisé la création de pré-tickets d'intervention à partir de ces mails, en classifiant les mails par thématique. L’extraction et la normalisation de l’adresse permettent de la comparer avec le répertoire d’adresses de sites présents dans l’ERP du client. Ce qui offre un gain de temps important pour les opérateurs.


Workflow automatisé service client


Prévention

Un grand acteur du BTP a ses déclarations d'accidents faites à partir de templates sous Word et souhaite les récupérer sous forme de tableau. La plateforme SmartMyData a permis de récupérer de façon automatique toute l'information présente sur les documents et de la restituer sous la forme d'un tableau. La difficulté était de pouvoir intégrer l'ensemble des nombreux templates utilisés par les équipes sur les terrains pour faire leur reporting.



Workflow automatisé prévention



Dans notre société actuelle, il est crucial de garder une longueur d'avance sur la concurrence. Les workflows automatisés nous montrent qu’en automatisant les tâches et les processus répétitifs, il est possible de libérer du temps et des ressources qui peuvent être consacrés à des tâches de plus grande valeur et ainsi donnant un avantage concurrentiel majeur. Et vous, avez vous mis en place dans votre entreprise des workflows automatisés ? 

Lecture supplémentaire :