Focus sur la gestion de stage des experts comptables mémorialistes
Le CROEC des Pays de La Loire souhaite automatiser le traitement du suivi des experts comptables stagiaires de la Région, soit 300 stagiaires qui effectuent leur stage expert comptable sur une période de 3 à 6 ans dans la région
1. Démarrage du projet
Le studio de création permet de configurer tout type de traitement ou d'automatisation de tâches. À chaque étape, nous allons chercher le module nécessaire à la réalisation du process.
2. Envoi de mail via Mailjet
Pour l'utilisateur, le premier contact avec la plateforme se fait par mail.
Pour se faire, la plateforme utilise un service externe pré-configuré (Mailjet).
3. Actions à réaliser
A la connexion sur la plateforme, l'utilisateur arrive sur un écran d'actions à réaliser.
C'est un assistant qui regroupe les actions à faire, les éléments pour le faire (documents, formulaires...) et une interface prévue pour les réaliser.
A l'écran, le formulaire d'inscription, créé avec le générateur de formulaires.
4. Enregistrement en base de données
Les réponses aux formulaires sont directement enregistrées en base de données.
L'interface de base de données permet de réaliser les opérations classiques (recherche, ajout, suppression...).
L'enregistrement en base de données peut déclencher d'autres tâches en automatique, configurées via le studio.
5. Génération d’un PDF récapitulatif du formulaire
Une fois le formulaire rempli, un récapitulatif est fabriqué par la plateforme.
Ce document sera un de ceux envoyés pour signature au stagiaire.
6. Enregistrement du PDF dans la GED
La plateforme dispose d'une gestion de document qui gère tout type de fichier (pdf, word, tableur, images etc...)
7. Gestion des relations
La gestion des relations est une des difficultés du projet. Chaque stagiaire a potentiellement Plusieurs maîtres de stage et un binôme de contrôleurs.
Nous avons créé une table "relation" qui décrit le lien existant entre les utilisateurs.
8. Gestion des droits
Chaque encadrant doit pouvoir voir les documents du stagiaire et interagir avec (signer le document, mettre un commentaire, etc...). D'une façon plus générale, chacun doit voir uniquement ce qui le concerne sur la plateforme.
La gestion des droits permet de gérer cet aspect très finement.
9. Demande de signature
La signature est demandée de façon automatique quand tout est prêt pour sa demande. Elle se fait par l'utilisation d'un service externe. Le document, une fois signé, est stocké dans la GED. La table "action" enregistre le fait que la signature est actée.
10. Tableau de bord
Le tableau de bord permet de personnaliser pour chaque utilisateur les indicateurs qui comptent pour lui.
Il permet d'afficher également les actions à réaliser, des vues partielles de table (comme ici la table "contact"), des formulaires, etc...
Il est possible d'avoir autant de tableaux de bord qu'on le souhaite et donc de les organiser par thèmes.
11. Console admin
La console admin permet à l'administrateur de très rapidement demander des actions aux utilisateurs (demande de signature, formulaire à remplir...).
Elle lui permet également de piloter son activité en ayant la possibilité d'envoyer des mails, des SMS, etc...
Stagexpert a permis
Un gain de temps pour l’ensemble des acteurs avec l'assistant organisant l’ensemble des tâches et une capacité à retrouver toutes les informations utiles au même endroit. Et pour la gestion administrative, la plateforme est un game changer !